Le nouveau processus d’identification (KYC) de Companies House

Oct 9, 2025

Contexte et objectifs de la réforme KYC

En novembre 2025, Companies House au Royaume-Uni met en place une nouvelle procédure obligatoire de vérification d’identité (KYC, Know Your Customer) pour renforcer la transparence et lutter contre la fraude. Cette réforme s’inscrit dans le cadre de l’Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023 (ECCTA), une loi visant à fiabiliser le registre des entreprises et à prévenir les usages abusifs des structures sociétaires. Concrètement, à partir du 18 novembre 2025, tous les administrateurs de sociétés britanniques et personnes exerçant un contrôle significatif (Persons with Significant Control, PSC) devront faire vérifier leur identité auprès de Companies House. Cette obligation s’étendra également aux autres acteurs clés, conformément au calendrier et aux modalités décrites ci-dessous, sous peine de sanctions sévères (amendes illimitées, poursuites pénales, etc.) en cas de non-respect.

Personnes concernées par l’identification obligatoire

Sont visées par cette nouvelle procédure d’identification :

Directeurs de sociétés immatriculées au Royaume-Uni (y compris les administrateurs de sociétés étrangères ayant un établissement au Royaume-Uni).
Personnes exerçant un contrôle significatif (PSC) sur une société – c’est-à-dire généralement tout bénéficiaire effectif détenant plus de 25 % des parts ou des droits de vote, ou exerçant un contrôle important sur la société.
Membres individuels de partenariats à responsabilité limitée (LLP) et autres entités enregistrées similaires, qui sont assimilés aux dirigeants pour cette obligation.
Personnes déposant des documents au nom d’une entreprise (presenters ou mandataires) – par exemple, un comptable ou secrétaire qui dépose les comptes annuels – devront également être vérifiées, à partir du printemps 2026.

Calendrier : dates clés et délais de vérification

Voici les principales étapes et échéances à retenir :

18 novembre 2025 : Début officiel de l’obligation d’identification. À partir de cette date, toute nomination d’un nouveau directeur devra être précédée d’une vérification d’identité validée (pour une nouvelle société, les premiers administrateurs doivent être vérifiés avant l’enregistrement). De même, tout nouveau PSC déclaré à Companies House après cette date devra faire vérifier son identité dans les 14 jours suivant sa notification en tant que PSC.
Directeurs actuels (au 18/11/2025) : Ils disposent d’une période de transition pouvant aller jusqu’à 12 mois pour se conformer. Plus précisément, chaque administrateur en poste devra avoir complété la vérification avant la date limite de dépôt de la prochaine déclaration de confirmation (confirmation statement) de sa société suivant le 18 novembre 2025. En pratique, cela signifie que lors du prochain anniversaire de la société, au moment de la déclaration annuelle, le code d’identité vérifiée du directeur (voir plus bas) devra être fourni.
PSC actuels (au 18/11/2025) : Eux aussi doivent se faire identifier dans l’année qui suit. Si le PSC est également administrateur de la société, la vérification suit la même échéance que pour les directeurs (prochaine déclaration annuelle). En revanche, si le PSC n’est pas administrateur, il devra fournir son code d’identification dans les 14 jours à partir du 1er jour de son mois de naissance suivant le 18 novembre 2025. Par exemple, pour un PSC né en mars, la période de 14 jours commencera le 1er mars 2026. Ainsi, l’échéance de mise en conformité des PSC existants s’échelonnera en fonction des dates de naissance, tout au long des 12 mois suivant l’entrée en vigueur.
Printemps 2026 : À cette date (non encore précisément fixée), l’obligation d’identification s’étendra aux personnes qui déposent des informations au nom des sociétés (déposeurs de documents, mandataires non administrateurs). En pratique, cela signifie que d’ici mi-2026, quiconque soumet des documents à Companies House sans passer par un agent agréé devra également avoir une identité vérifiée (par exemple, un comptable indépendant qui enregistre des comptes annuels devra être vérifié).

À noter : Un individu occupant plusieurs rôles (par exemple à la fois directeur et PSC, ou directeur de plusieurs sociétés) n’a besoin de se vérifier qu’une seule fois. Une fois l’identité confirmée et le code personnel obtenu, ce même code unique servira pour tous les mandats détenus par cette personne. Il convient donc de réaliser la vérification dès l’échéance la plus rapprochée correspondant à l’un de ses rôles, afin d’être en règle pour tous.

Guide étape par étape pour la vérification d’identité

1. Identifier qui doit être vérifié et préparer les documents requis : Commencez par passer en revue les personnes associées à votre entreprise afin de déterminer qui doit effectuer la procédure KYC. Il s’agira en règle générale de tous les administrateurs de la société, ainsi que des PSC (principaux actionnaires/bénéficiaires effectifs). Parallèlement, réunissez les documents d’identité nécessaires pour chaque individu concerné : par exemple passeport, permis de conduire, etc. (voir la liste complète ci-dessous). Assurez-vous que chacun dispose également d’une adresse e-mail unique, non partagée, pour créer un compte d’identification en ligne si ce n’est pas déjà fait.

2. Choisir la méthode de vérification : Deux options s’offrent à vous pour effectuer la vérification d’identité :

Vérification directe via le service en ligne de Companies House : C’est la voie la plus rapide si la personne possède un document d’identité compatible. Il faudra créer ou utiliser un compte GOV.UK One Login (compte personnel en ligne du gouvernement britannique) et suivre le processus de vérification en téléversant une photo de la pièce d’identité et en prenant un selfie de reconnaissance. Ce service est gratuit et entièrement en ligne. Il propose plusieurs modes selon le document : via l’application mobile (le moyen le plus rapide, requiert un passeport biométrique et un smartphone) ou via le site web (par exemple avec un permis de conduire UK, complété par des questions de sécurité). Pour les personnes n’ayant pas de pièce d’identité biométrique, une solution en personne dans certains bureaux de poste britanniques est prévue, où l’on pourra présenter d’autres justificatifs et faire vérifier son identité physiquement.
Vérification indirecte via un agent autorisé (ACSP) : Si la voie en ligne directe n’est pas possible ou souhaitée (par exemple pour un individu résident hors du Royaume-Uni, sans passeport biométrique, ou peu à l’aise avec les services en ligne), il est possible de passer par un prestataire de services agréé par Companies House (Authorised Corporate Service Provider). Il s’agit généralement d’un professionnel réglementé – expert-comptable, avocat, cabinet de création d’entreprises – qui s’est enregistré auprès de Companies House pour effectuer des vérifications d’identité pour le compte de ses clients. L’ACSP procédera aux contrôles d’usage (vérification de documents d’identité alternatifs, diligence AML, etc.) et transmettra le résultat à Companies House. Bien qu'en théorie, cette option semble permettre d’utiliser une plus grande variété de documents (passeport non biométrique, pièce d’identité nationale, justificatifs locaux…) il est vraisemblable que dans la pratique le process sera très similaire à celui du gouvernement avec l'inconvénient de ne pas être gratuit.

Un autre point à mentioner lié à l'utilisation d'un ACSP: l’ATT a récemment attiré l’attention sur une zone d’incertitude fiscale car si une société prend en charge les frais de vérification d’identité d’un administrateur via un prestataire payant, cela pourrait être considéré comme un avantage en nature (Benefit in Kind – BIK). En effet, l’argument est que la vérification procure aussi un bénéfice personnel à l’individu, utilisable au-delà de son rôle dans la société (par exemple s’il devient administrateur d’une autre entreprise). Dans ce cas, HMRC pourrait exiger une imposition et des cotisations sociales, même si la dépense est engagée pour permettre à l’administrateur d’exercer ses fonctions. L’ATT souligne qu’il n’existe pas encore de position officielle claire de HMRC, mais que le risque d’une requalification en avantage imposable est réel. En attendant une clarification, la prudence recommande donc de traiter ces paiements comme potentiellement imposables.

3. Effectuer la vérification et valider son identité : Une fois la méthode choisie, complétez toutes les étapes de la vérification. Si vous passez par le service en ligne GOV.UK One Login, assurez-vous de suivre les instructions à l’écran : il faudra, par exemple, scanner la puce électronique du passeport avec votre smartphone ou webcam, ou bien photographier votre document et votre visage selon les consignes. Fournissez également les informations complémentaires demandées (adresse actuelle et date d’emménagement, numéro de sécurité sociale britannique National Insurance si demandé via la banque, etc.). Le processus est à effectuer une seule fois par personne : il ne sera pas nécessaire de recommencer pour chaque société ou à chaque nouvelle fonction, une fois l’identité confirmée. En cas de difficulté (par exemple, échec de reconnaissance faciale, détails d’état-civil ne concordant pas), il pourra être nécessaire de contacter Companies House ou de corriger les informations officielles avant de réussir la vérification.

4. Obtenir le code personnel d’identification et le conserver précieusement : Une fois la vérification d’identité réussie, Companies House délivre un code personnel unique à l’individu vérifié. Ce code est une suite alphanumérique de 11 caractères, qui vous sera communiqué – soit affiché dans votre compte en ligne GOV.UK (si vous avez utilisé One Login) soit envoyé par e-mail si la vérification a été faite via un agent. Notez bien ce code et gardez-le en lieu sûr, car il sera requis pour prouver votre statut vérifié lors de futures interactions avec le registre. Par exemple, un administrateur déjà en poste devra indiquer ce code lors du dépôt de la prochaine confirmation annuelle de sa société. De même, tout futur formulaire de nomination d’un nouveau directeur ou de déclaration d’un nouveau PSC exigera ce code si l’événement se produit après le 18 novembre 2025. Si vous êtes dirigeant de plusieurs entreprises, le même code sera utilisé pour chacune de vos fonctions – vous n’aurez pas à multiplier les vérifications. En cas de compromission ou de soupçon que votre code a été divulgué, contactez d’urgence Companies House pour le faire réinitialiser.

5. Utiliser le code lors des dépôts officiels et rester en conformité : Une fois le code en main, veillez à l’utiliser systématiquement dans les délais impartis. Pour les dirigeants en place, cela signifie de fournir le code lors de la déclaration de confirmation annuelle suivant l’entrée en vigueur (voir échéances ci-dessus). Les PSC non directeurs devront, eux, soumettre leur code via le service en ligne dédié dans le délai de 14 jours imparti une fois leur période ouverte. Pensez à communiquer votre code à votre agent déposant (cabinet comptable ou autre) en qui vous avez confiance, le cas échéant, afin qu’il puisse continuer à effectuer vos dépôts de comptes ou autres formalités. En effet, à partir du printemps 2026, un dépôt effectué par une personne non vérifiée pourra être bloqué par Companies House. Il est donc crucial d’intégrer le code d’identification dans la gestion courante de vos obligations légales. Une fois toutes les personnes liées à l’entreprise vérifiées, votre société restera en conformité et évitera tout blocage administratif.

Documents requis pour réussir l’identification

Pour vérifier une identité via le portail gouvernemental, il est indispensable de disposer d’au moins l’un des documents d’identité officiels suivants :

Passeport biométrique (émis par n’importe quel pays, contenant une puce électronique lisible).
Permis de conduire britannique avec photo (catégorie provisoire ou définitive).
Titre de séjour biométrique britannique (Biometric Residence Permit, BRP) ou carte de résident biométrique (Biometric Residence Card, BRC) délivré au Royaume-Uni.
Permis de travailleur frontalier (Frontier Worker Permit) du Royaume-Uni.

En plus de l’une de ces pièces d’identité avec photo, vous devrez fournir votre adresse postale actuelle (et l’année depuis laquelle vous y résidez) lors du processus en ligne. Ces informations servent à des contrôles supplémentaires de sécurité. Vous aurez également besoin d’un compte GOV.UK One Login (gratuit) pour effectuer la démarche en direct. Si vous ne possédez pas l’un des documents listés ci-dessus ou que vous ne pouvez pas vérifier en ligne, vous pourrez présenter des documents alternatifs via un agent agréé ou en personne (par exemple, un passeport national non biométrique, une carte d’identité étrangère, accompagnés de justificatifs requis par l’agent). L’agent autorisé réalisera alors les vérifications appropriées conformément aux exigences réglementaires (vérification KYC/AML, enregistrement des données pendant 5 ans, etc.).

Conséquences en cas de non-respect

Le non-respect de ces nouvelles obligations d’identification entraînera des sanctions importantes et peut fortement perturber la vie de la société :

Blocage des dépôts au greffe : Companies House aura le pouvoir de refuser toute formalité (immatriculation d’une nouvelle société, dépôt de comptes annuels, changement d’administrateur, etc.) impliquant une personne non vérifiée. Par exemple, si un directeur n’a pas fourni son code lors de l’échéance prévue, la déclaration de confirmation annuelle ne pourra pas être enregistrée. De même, un nouvel administrateur non vérifié ne pourra pas être ajouté – son nomination sera rejetée. À terme, une entreprise dont les dépôts sont bloqués risque la radiation (striking off) faute de pouvoir satisfaire à ses obligations légales.
Infraction pénale et amendes : Ne pas procéder à la vérification d’identité constitue désormais une offense criminelle au Royaume-Uni. Des poursuites peuvent donc être engagées contre les contrevenants. La loi prévoit des pénalités financières potentiellement illimitées (à la discrétion du tribunal) pour sanctionner le fait de ne pas s’être conformé dans les délais. Il est vivement conseillé de ne pas attendre pour éviter toute exposition à ces risques juridiques.
Interdiction de gérer et censure publique : Un directeur qui refuserait ou négligerait de se faire vérifier s’expose à une procédure de disqualification en tant que dirigeant, le rendant inéligible à tout mandat de direction de société. Par ailleurs, Companies House pourra apposer une mention publique sur le registre signalant qu’une personne n’a pas vérifié son identité, entachant ainsi la réputation de l’individu et de la société associée. Cette visibilité négative peut entraîner une perte de crédibilité auprès des partenaires, banques ou investisseurs. Enfin, retirer des documents déjà déposés par une personne non vérifiée fait partie des mesures envisagées, ce qui pourrait invalider certaines déclarations antérieures tant que la situation n’est pas régularisée.

Vérifier son identité auprès de Companies House

En résumé, l’identification KYC Companies House est désormais incontournable. Il est crucial que les entreprises et leurs dirigeants se mobilisent dès maintenant pour se conformer à ces nouvelles exigences. Cette réforme, découlant de l’Economic Crime and Corporate Transparency Act 2023, vise à renforcer la confiance dans le registre des sociétés britanniques et à empêcher les activités illicites. Pour les petits entrepreneurs, associés et bénéficiaires effectifs, cela se traduit par quelques formalités d’identification une fois pour toutes, en échange d’une plus grande fiabilité de leur statut aux yeux des autorités. En anticipant les démarches (idéalement avant les échéances légales), chacun peut éviter les écueils et poursuivre ses activités sereinement. N’hésitez pas à solliciter l’aide de votre conseil (expert-comptable, avocat) si vous avez des doutes sur la procédure à suivre – il vaut mieux être proactif afin de rester en règle et assurer la bonne tenue de vos affaires.